Sem organização o seu planejamento vai por água abaixo!
O planejamento é a estratégia para realizar determinado objetivo, a organização é a estratégia A organização define a estratégia em uma estrutura ou tabela para ser fácil de entender e atualizar. Através do planejamento, conseguimos identificar todos os recursos necessários para realizar determinado objetivo (como dinheiro, tempo, espaço físico, apoio etc) e, organizar todas essas informações além de facilitar na execução das tarefas, vai reduzir o estresse e aumentar a produtividade.
Algumas DIKAS para você organizar sua rotina e definir uma metodologia de trabalho:
1) Organize seu espaço de trabalho:
Para organizar as rotinas, é preciso também organizar os espaços. Não estou dizendo que você precisa deixar tudo impecável todos os dias, mas procure manter uma organização visual e espacial que transmita coerência, traga conforto e facilite a sua vida.
2) Defina uma rotina de planejamento e organização das atividades de trabalho:
O planejamento e organização das atividades de trabalho exigem uma rotina e certa consistência. Reserve um tempo para pensar nas atividades do dia e do mês, definindo métodos para organizá-las (checklists, calendário, planilha etc.), vale, inclusive, marcar na agenda como um compromisso. Assim, você cria o hábito e define melhor uma metodologia de trabalho, mas lembre-se: tenha flexibilidade nesse planejamento para o caso de imprevistos ou novas oportunidades.
3) Defina prioridades de tarefas:
Uma das grandes dificuldades de planejamento e organização das atividades de trabalho é definir prioridades. Você pode começar fazendo uma lista das tarefas (para o dia ou a semana, por exemplo) e se fazer algumas perguntas:
É importante e urgente? Então, faça a tarefa imediatamente;
É importante, mas não urgente? Então, decida quando você vai fazer;
É urgente, mas não é importante? Então, delegue para outra pessoa;
Não é importante, nem urgente? Então, faça mais tarde (ou reavalie sua necessidade).
4) Estabeleça objetivos, metas e responsáveis:
Planejamento exige definição de objetivos. Aonde você espera chegar daqui a um mês, um trimestre, um ano? Essa definição pode ser feita pelo negócio no seu planejamento estratégico, mas também por você, individualmente. Mas só traçar objetivos é muito vago. Se você quer mesmo alcançá-los, precisa também estabelecer metas mensuráveis com prazo definido, além de definir as atividades necessárias para chegar lá e os responsáveis por elas (quando houver alguém além de você envolvida no objetivo).
5) Controle o andamento das tarefas:
Organização também depende de controle, então estabeleça um sistema de organização onde você consiga acompanhar o andamento de todas as tarefas, principalmente se existem outras pessoas envolvidas nas tarefas. Assim você consegue visualizar o que deve ser feito, o que está em progresso e o que já foi finalizado.
6) Se inspire:
Procure no pinterest ou no youtube templates de organização para você testar, é importante que você encontre um sistema que funcione para VOCÊ, mas até lá, teste o dos outros!
DEDIKA quer saber, quais outras DIKAS você daria para alguém que está aprendendo a se organizar e planejar?
